外贸干货 | 客户来访，外贸人怎么做，能让接待过程更顺利？
作为一个工作了12年的外贸人来说，在过去的工作中，接待了大大小小的国外客户，下文我们一起来聊一聊都需要做哪些准备。
来访客户是否都说英语？如果都说英语你自己就搞定了，如果有其他语种，比如日语，韩语等，是否需要雇一个翻译，需要提前确认好。别等客户到公司了，几个人一顿比划。
其次你要和客户确认拜访要洽谈的内容，也是最重要的部分，从业务层面需要做哪些准备。
1. 确认客户此次行程的时间以及接送机，入住酒店是否需要帮助预定？
a. 哪天到达，哪天离开？
比如客户8月30日到达北京，9月15日回国。
b. 是否需要接机？是否需要送机？
如果需要，和客户确认好具体的航班信息，提前和你们公司行政做用车申请。公司没车可以派的，提前在租车公司预订一个车，再不济你打一个专车也行。并在客户出发前告知客户已经安排好车辆，会去接机。
c. 是否需要帮忙预订酒店？
如果需要，和客户确认好入住的时间，因为有的客户可能拜访完你们公司会去中国的其他城市，所以要和客户确认好入住几天。在离你们公司不太远的地方选择适合的酒店，周边最好吃饭的地方多一些，便利一些，不要太偏僻。
2. 确认客户拜访你们公司的具体时间
比如客户预计9月1日 - 9月4日，午10点30到你们公司拜访。
提前知会你的领导预留出时间，通知相关部门做相应的准备。例如让行政通知大家客户拜访期间大家注意着装，办公室保持干净整洁。办公楼里滚动显示 welcome Mr.xxx/Mrs.xxx. 如果你们公司有的话，没有就算了。
别小看这个步骤，能避免很多尴尬的。很多互联网公司，你要是不说有客户要来，夏天好多男同事就穿着到膝盖的大裤衩就来了，还有穿凉拖的。
平时无所谓，如果有客户来，对公司形象不太好。尤其是当对方西装革履地来了，看你们公司员工都跟海边度假似的，心里肯定不痛快，感觉没有受到应有的尊重。
3. 确认客户此次拜访要洽谈的具体内容
比如客户要谈下半年采购订单，以及明年的新产品合作开发事宜。
基于这个假设，公司内部你需要跨部门沟通，并做如下准备：
a. 你需要做一个关于此次洽谈内容的PPT，包含过往合作订单的情况总结；
b. 新产品开发的计划整理成表格，选取的品类最好带图片，上市时间等重要信息的梳理。
c. 同时你要和相关部门人员沟通，协调好各部门负责人员的时间，把客户此次拜访关心的问题提前发给相关负责人做准备。
d. 预订会议室，预留出你领导的时间，陪同参加会议，尤其是第一天客户来的时候。
4. 确认客户是否要去你们的工厂或合作工厂参观
如果客户主动提出此次拜访要去参观工厂，那么就需要提前和工厂的负责人打好招呼，做好接待准备。
参观都需要谁一起陪同，都要提前沟通好时间，比如需不需要技术人员来协助你。
然后是一些增加和客户感情的辅助工作，来提升客户的参观拜访体验。
1. 了解客户的喜好
a. 喜好的颜色，和厌恶的颜色
PPT的背景图片可以选择客户喜欢的颜色，同时厌恶的颜色尽量不要出现。这不是溜须拍马啊，是一种在意和尊重的象征。客户会觉得你们很重视他，把他放在心里了。
我以前公司有个捷克的大客户，来中国拜访的时候，第一天来公司两兄弟特意穿的红色的毛衣。因为他们知道中国人喜欢红色，喜庆。公司的人听他们这样说，都有点感动。
b. 食物的禁忌，喜欢的口味，和绝对不吃的东西
客户远道而来，餐饮招待必不可少。客户喜欢吃什么口味的菜，不吃什么东西，一定提前了解好。正餐，尤其是晚餐要提前预订。别到了饭点了，现从网上找，去了再排队，让客户跟那排2小时队就尴尬了。
2. 准备小礼物
一般来说，客户来拜访会带他们国家的一些食物，小的伴手礼来送给大家。比如中东的客户最爱带的就是各种混合坚果，大椰枣。
我们作为东道主，也会准备一些具备中国特色的小礼物送给客户。下面列举几个我送过的礼物，客户反馈挺喜欢
a. 茶叶礼盒
很多国外客户喜欢喝中国的茶，买一些品牌的，像在北京一般去吴裕泰，张一元的门店里买。一般我会让行政去采购。你也可以自己去买，回来拿发票报销。记得提前和领导打招呼，做费用申请。
b. 中国风花色花纹茶具
我送过一套金色的陶瓷茶具套装，一个茶壶，四五个小杯子，有礼盒的软包装，很好看。
c. 中英文对照的特殊民族文化的摆台
材质要选有质感一些的，不要塑料的那种。
我送过大熊猫简介的摆台，川普文化的摆台加变脸的小玩具，精致一些的，都配有礼盒包装。
d. 个性化定制的礼物
这个需要看当时的情况，你能想到的，更有意义的礼物。
我之前有一个迪拜的客户，老爷爷70多岁了，是一家跨国公司的创始人。他在拜访期间，我陪同他和他的夫人一起游颐和园。当时是傍晚，落日余晖，撒在他们身上。他夫人的腿刚做完手术不久，所以走不快，老爷爷一直牵着她的手，那个画面特别温馨。那天我给他们拍了几张合照。
后来我选了6张照片，去定做了一个六面水晶体，每一面内嵌一张照片，有一个底座，水晶体可以旋转。里面内嵌的当然都是客户和他夫人的照片了，我买了礼盒包装防止他们上飞机运输的过程中摔坏了。还写了卡片表达了对他们的喜爱，希望他们越来越好，身体健康。
这个礼物其实是当时陪同游玩的时候有感而发，加上去打印社取名片的时候，恰巧看到这个六面水晶体，几乎就是那一刹那就决定要送一个这样的礼物表达心意。
事实证明，礼物不在金额多少，心意更重要。
客户走的那天，我去送机，把礼物送给他们。大家也知道国际航班安检之后要等很久，客户就把我送的礼物拆开了。没过多一会儿，客户的夫人就打电话给我，说看了我送的礼物和手写的卡片，非常感动。还说我结婚的时候一定要通知他们，他们会给我准备新婚礼物。
之后的几年合作非常愉快，客户和她夫人每次来北京，都会邀请我和我老公跟他们一起吃饭。每次都给我带好多东西，最夸张的一次是一个20寸的拉杆箱，里面都是送给我的礼物。
3. 出行指南
每次有客户来中国参加展会，或者拜访公司，我都会先收集客户信息，然后制作一个出行指南的小册子。彩打出来装订成册，在接机的时候送给客户，并告诉客户如何使用。
这个册子里包含出行信息，推荐的餐馆信息，名胜古迹游玩的信息，演出信息，购物信息。
注意：这个册子里的内容全部都是中英文一一对应的。
a. 出行信息
列出客户下榻的酒店名称，地址，中文一行，英文一行。英文是给客户自己看的，中文是给司机看的，在没有其他人陪同的情况下，可以指给司机或路人看中文内容，寻求帮助。
b. 推荐的餐馆信息
结合客户的喜好，推荐特色餐馆。包括餐馆的名字，店铺门口有牌匾的照片，地址。特色菜推荐几个适合客户吃的，附上图片。
同时都有中英文对照的地址，客户可以根据自己的时间，随时打车去吃。
c. 名胜古迹游玩信息
列出当地有名的游玩景点，包括路程，门票，特色。附上景点的图片，简介，供客户自由选择。
d. 当地的特色表演 - 演出信息
很多地方都有独特的文化和演出，像我之前有几个客户说想看功夫表演，北京有一个红剧场有功夫传奇表演，英语台词的。这类具有中国特色的表演，深受外国人喜欢。
把演出的时间，场次，价格，需要携带的证件，地址等信息都整理出来，中英文一一对照。
e. 购物信息
像北京最有名的莫过于秀水街了，很多国外客户喜欢逛秀水街。按客户的话说整栋楼的东西都是假的，那里的服务员基本上都会英语。
我感觉客户很享受那种砍价的快感，一件衣服服务员说8000，客户说300，服务员说再多给点，客户说200，最后300成交的。客户一脸得意地看着我说：“you see.”
一般我会整理出营业时间，大致包含哪些品类，注意事项，地址即可。当然注意事项就是随便砍价，秀水街卖的东西的价格水分非常大。
等客户回国后，针对客户这次拜访，进行总结。客户关心的业务上的内容要逐一回复，同时可以整理出来客户来访期间的照片，发送给客户，加深感情。
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